Personvernerklæring, innsynsrett og personvernombod

Personopplysningar er all informasjon eller vurderingar som kan knytast til deg som enkeltperson.  All behandling av personopplysningar er regulert av personopplysningslova. Denne lova skal ivareta personvernet ditt gjennom å sette krav til korleis slike opplysningar skal behandlast.

Dette kan til dømes vere namn, identifikasjonsnummer, fødselsdato, telefonnummer, adresse, bilete, e-postadresse, opplysningar om finansielle forhold og så vidare.

Personvernregelverket skil mellom personopplysningar og særlege kategoriar av personopplysningar (tidlegare kalla sensitive personopplysningar). 
Særlege kategoriar av personopplysningar er opplysningar om 

• rasemessig eller etnisk opphav
• religion
• helseopplysningar
• seksuelle forhold eller orientering
• politisk oppfatning
• filosofisk overtyding
• fagforeiningsmedlemskap
• genetiske og biometriske opplysningar 

Slike særlege kategoriar personopplysningar krev eit ekstra vern. 

All behandling av personopplysningar i kommunen skal skje basert på grunnleggande personvernprinsipp. 

Kommunen skal behandle personopplysningar om deg  

• lovleg, rettferdig, korrekt og med openheit 
• basert på tydeleg definerte formål 
• på ein måte som avgrensar innsamlinga til det som er nødvendig  
• på ein måte som gjer at desse ikkje vert lagra lengre enn det som er nødvendig eller pålagt 
• konfidensielt og beskytta mot utilsikta endring 
• på ein tilgjengeleg måte 
• på ein måte som sikrar at dei vert haldne oppdaterte 
• på ein ansvarleg måte for å sikre at personvernet ditt blir ivaretatt 

Formålet med innhenting 

Sogndal kommune behandlar personopplysningar når kommunen skal tilby kommunale tenester og/eller utføre lovpålagde oppgåver, samt for å kunne saksbehandle førespurnader frå deg. Dette kan vere kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer og e-postadresse samt opplysningar som er nødvendig for å identifisere deg, som til dømes fødselsnummer eller informasjon om kjønn og statsborgarskap. Kommunen kan trenge opplysningar om din relasjon til andre, til dømes namn på din ektefelle, sambuar, barn og/eller sivilstatus eller opplysningar knytt til dei tenestene du som innbyggar nyttar, til dømes barnehage, skule, byggesak, renovasjon og/eller helsetenester.  

Me samlar til dømes inn personopplysningar når du har

• bedt om innsyn
• meldt deg på eit kurs eller eit seminar
• sendt oss ei melding eller ein søknad
• motteke eller sendt brev til Sogndal kommune

Korleis me hentar?

Me får opplysingane frå deg til dømes gjennom søknadar om kommunale tenester, søknad om arbeid og e-post eller brev du sender til oss. Informasjonen vert nytta når me yter deg tenester. Viktig informasjon om til dømes helsa di kan, dersom det er behov for det, sendast vidare til sjukehus. Sjukehuset vil også sende helseinformasjon om deg tilbake til kommunen når du er ferdig med behandlinga der.

Kor lenge lagrar me personopplysningane?

Kommunen lagrar personopplysningar om deg så lenge det er naudsynt for å oppnå det formålet personopplysningane blei samla inn og behandla for. Det betyr at personopplysningar me behandla for å oppfylle lovpålagde plikter, vert lagra så lenge lovheimelen krev det. Til dømes kan føresegner i arkivlova påverke kor lenge personopplysningar om deg blir lagra. Dersom kommunen behandlar personopplysningar om deg med grunnlag i ditt samtykke, vil me slette opplysningane om deg om du trekker tilbake samtykket eller i tråd med den tida samtykket er avtalt å gjelde for.

Overføring internt i EU/EØS

I nokre tilfelle blir personopplysningane dine overførte til eksterne mottakar. Dette vil typisk vere til andre offentlege verksemder, som til dømes NAV, ulike sjukehus, Utdanningsdirektoratet, Skatteetaten, med fleire. I tilfelle der me deler personopplysningar med andre offentlege verksemder, skjer det som oftast fordi me er pålagde å gjere det gjennom lov eller forskrift.  
Sogndal kommune bruker også eksterne leverandørar til å levere ulike systema og tenester til kommunen, og dine personopplysningar kan bli behandla i slike systema. I mange slike tilfelle vil den eksterne leverandøren ha tilgang til opplysningane dine. Kommunen inngår alltid godkjend databehandlaravtale med sine eksterne leverandørar, som regulerer behandlinga av personopplysningar og sikkerheita rundt behandlinga for å sikre at personvernet blir ivaretatt. 

Overføring ut av EU/EØS

I nokre tilfelle vil personopplysningar bli overførte ut av EU/EØS, til såkalla tredjeland. I slike tilfelle skal gyldig overføringsgrunnlag føreligge.

For at Sogndal kommune skal kunne levere kommunale tenester til deg, kan det vere naudsynt å handsame personopplysningar. For at handsaminga av personopplysningar skal vere lovleg, må det ligge føre eit behandlingsgrunnlag.  

Kommunen er ofte lovpålagd å tilby tenester til sine innbyggar, og det er i dei fleste tilfelle lover med forskrifter som utgjer det rettslege grunnlaget for å behandle dine personopplysningar.  
Her er nokon sentrale lover som regulerer kommunens behandling av personopplysningar (ikkje uttømmande):  

• Personopplysningslov med forskrifter og tilhøyrande personvernforordning  
• Offentleglova
• Barnevernlova
• Forvaltningslova 
• Arkivlova
• Kommunelova
• Regnskapslova
• Ekomlova 

I tilfelle der kommunen ynskjer å behandle personopplysningar om deg utan at kommunen har heimel i lova, kan kommunen be om ditt samtykkje til behandlinga. I slike tilfelle vil du bli informert om kva behandlinga går ut på og aktivt bli bedt om å samtykkje til behandlinga. Samtykket ditt skal vere frivillig, og du kan når som helst trekkje tilbake samtykket.
 
Kommunen bruker berre samtykkje som behandlingsgrunnlag når den ikkje har eit anna rettsleg grunnlag for behandlinga av personopplysningane. Dette vil til dømes vere tilfelle der kommunen sender ut spørjeundersøkingar.

Les meir om samtykkje: Datatilsynets nettsider om samtykke og personvernforordningen artikkel 7 

Når du bruker nettsida til Sogndal kommune, legg nettlesaren din att elektroniske spor og informasjon. Me bruker informasjonen til å forbetra innhaldet på nettsidene, og dei kommunale tenestene.

Ifølge Lov om elektronisk kommunikasjon (ekomlova), må alle besøkande på ein nettstad få vita om nettstaden nyttar informasjonskapslar. Dei må òg ha tilgang til informasjon om årsaka til at desse blir nytta. Besøkande må samtykkje til at informasjonskapslar blir brukt. Dette vert godkjent gjennom innstillingar i nettlesaren.

Merk deg at om du ikkje godkjenner dette, vil du kanskje ikkje kunne bruka alle funksjonane på denne nettstaden. Ved å bruka denne nettstaden, samtykkjer du til behandling av data om deg, til dei føremål som er lista opp under. 

Informasjonen som informasjonskapslane hentar inn, bruker me for å gjera brukaropplevinga betre. Informasjonen blir berre brukt internt og hjå samarbeidspartnarar som jobbar med nettutvikling for oss.
Me bruker ikkje informasjonskapslar for å kartlegge enkeltbrukarar, eller samle anna informasjon som vil kunne krenke personvernet. 

Kva gjer informasjonskapslar?

Ein informasjonkapsel er ein kode som vert send frå vår server til nettlesaren på din PC når du er inne på heimesida. Denne koden vert lagra i nettlesaren. Når du seinare går inn på heimesida, vil informasjonskapselen verte send frå nettlesaren din til serveren vår, som vil "kjenne att" din PC. Dette gjer det mogleg for serveren å tilpasse tenestene til deg som brukar. Har du til dømes stilt inn for høgkontrast attgjeving ein gong, vil serveren syte for at du slepp å gjere den innstillinga om att.

Informasjonskapslar blir brukte til personalisering, pålogging, språkstyring og for statistikk som vert brukt til forbetring av nettsidene.

Lov om elektronisk kommunikasjon (ekomlova) tredde i kraft 1. jul 2013. Lova regulerer vilkår for lagring av opplysningar i kommunikasjonsutstyr - den sokalla "cookie-paragrafen" (ekomlova §2-7b).
Dei fleste nettlesarar er innstilte slik at dei automatisk aksepterer informasjonskapslar. Dersom du ikkje ynskjer å ta dei i bruk, kan du endre innstillingane i nettlesaren slik at informasjonskapslane ikkje vert lagra automatisk. Du kan bestemme om alle skal blokkerast, eller om du skal ha høve til å velje om dei skal aksepterast eller ikkje. Ved å ikkje akseptere informasjonskapslar, unngår du at PC-en din vert "kjend att" på sida du vitjar. Men samstundes må du rekne med å gå glipp av ein del av dei funksjonane som sida elles tilbyr. 

På nettvett.no kan du lese om korleis du stiller inn nettlesaren for å godta/avvisa informasjonskapslar, og få tips til sikrare bruk av internett.

Kommunen har plikt til å sørgje for at dine personopplysningar vert behandla på ein sikker måte. Sogndal kommune beskyttar opplysningane på forskjellige måtar, til dømes gjennom tilgangskontroll, brannmurar og jamleg opplæring av våre tilsette. Kommunen har i tillegg beredskapsplanar som skal bidra til å avgrense eventuelle skadar dersom noko skulle gå gale.  

Kommunens tekniske sikkerheitsløysning skal sikre at  

• uvedkommande ikkje får tilgang til opplysningane dine
• opplysningane om deg er tilgjengeleg når det er behov for dei
• opplysningane ikkje kan endrast eller manipulerast etter at de er registrerte
• organisasjonen og systema er motstandsdyktige, og evnar å gjenopprette normaltilstand raskt ved uventa hendingar 

Alle tilsette i Sogndal kommune er underlagt lovbestemt teieplikt. Det er berre tilsette som jobbar med saka di som har tilgang til dine opplysningar.

Innsyn i eigne personopplysningar

Du kan be om innsyn i kva opplysningar me har lagra om deg. Du har krav på svar utan ugrunna opphald, og seinast innan 30 dagar.

Spørsmål om innsyn i personopplysningar
Kan sendast på e-post til postmottak@sogndal.kommune.no.
Hugs å ikkje skrive sensitive opplysningar i e-posten.

Du kan òg sende brev til postadressa vår:
Sogndal kommune
Postboks 153, 6851 Sogndal

Merk konvolutten med «Innsyn i personopplysningar».

Du kan òg ta kontakt med personvernombodet vårt.

Retting av personopplysningar

Dersom opplysningane kommunen har om deg, ikkje er korrekt, har du rett til å få dei korrigerte. Det gjeld òg om kommunen ikkje har komplette opplysningar om deg. 
Les meir om retten til retting: Datatilsynets nettsider om rettigheten og personvernforordningen artikkel 16

Sletting av personopplysningar

Du kan ha rett til å få sletta opplysningane om deg sjølv. Om du meiner kommunen behandlar informasjon om deg som ikkje er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir sletta. Dette gjeld ikkje dersom opplysningane skal oppbevarast i samsvar med annan lovgiving, til dømes arkivlova. 
Les meir om retten til sletting: Datatilsynets nettsider om rettigheten og personvernforordningen artikkel 17 

Avgrensing av behandling av personopplysningar

I visse tilfelle kan du kreve at behandlinga av dine personopplysningar blir avgrensa. Dette kan til dømes skje om du meiner at personopplysningane dine ikkje riktige, og det vil ta tid for kommunen å vurdere dette. 

Avgrensing av opplysningane inneber at personopplysningane som vert samla inn ikkje lenger kan behandlast, men framleis lagrast, inntil vurderinga av kva som skal gjerast med personopplysningane er fullførd, og eventuelle nødvendige handlingar, til dømes å rette personopplysningane, er gjennomførte.  
Les meir om retten til avgrensing: Datatilsynets nettsider om rettigheten og personvernforordningen artikkel 18 

Dataportabilitet

For enkelte behandlingar kan du ha rett til dataportabilitet. Det vil seia at du kan krevje å få overført personopplysningar frå Sogndal kommune til nokon andre. Denne retten har likevel fleire unntak. Retten gjeld mellom anna ikkje om kommunen behandlar personopplysningane dine for å utføre ei oppgåve i ålmentas interesse eller om kommunen utøver offentleg myndigheit. 

Les meir om retten til dataportabilitet: Datatilsynets nettsider om rettigheten og personvernforordningen artikkel 20 

Du kan protestere på at kommunen behandlar opplysningar om deg. Retten din gjeld ikkje i dei tilfella der kommunen behandlar personopplysningar om deg for å utføre ein avtale du har med oss, eller om kommunen er pålagd gjennom lov å behandle opplysningane.  

Les meir om retten til å protestere: Datatilsynets nettside om rettigheten og personvernforordningen artikkel 21

Du kan klage til Datatilsynet dersom du ikkje er nøgd med korleis kommunen behandlar dine personopplysningar, eller du meiner behandlinga strir med personvernreglane. Informasjon om korleis du går fram for å klage, finn du på nettsidene til Datatilsynet.